Работа, резюме, вакансии

Деловая документация – зеркало организованности и качества работы фирмы или предприятия. Правильное оформление документов, четкая регистрация в журналах и конечно же хранение – три кита делопроизводства. Если работает грамотный и аккуратный деловод, то никаких проблем руководство не имеет и таких людей ценит.

Документооборот

Особенно сложно ведение оборота документаций в больших объемах, для ее хранения нужны вместительные и удобные шкафы, необходимо провести правильный подбор библиотек по документации. По мере накопления всю документацию подшивают, формируя папки, и подготавливают к сдаче в архив. Деловые папки для подшивки готовит деловод, учитывая виды документов и сроки их хранения. Выполнять подшивку можно доверить только специалисту. Если переплетчик при подшивке документов что-то перепутает или нарушит технологию, то нужный документ найти будет сложно или документы могут потеряться. А вот содержать такого специалиста дорого и нерационально, так как подшивать документы, при большом документообороте, необходимо один раз в месяц. Выход – приглашать временного работника или пользоваться услугами фирмы специализирующейся на такой работе.

Передача подготовленных бумаг в архив проводится один раз в год. На каждой папке указывается тип деловой библиотеки, временной интервал за который подшиты документы, срок хранения папки, фамилии того кто формировал папку и того кто подшивал документы. Если в канцелярии не предусмотрено оборудованное хранилище, то необходимо выделить отдельный, несгораемый, шкаф.

Организуем правильную работу офиса

Часть документов постоянно должна быть под рукой. Это документы о создании предприятия, реорганизации, документы по технике безопасности, техническая документация… Часто такие документы хранят в простых скоросшивателях. Разумнее, если оригиналы вы подошьете отдельными папками и будете хранить в сейфе. Для работы подготовьте и используйте несколько копий. Но и их тоже стоит подшить. Очень часть кому-то нужно «именно этот листик», который, потом невозможно найти.

Большая проблема канцелярий – недостаток места, и как только заканчиваются строки хранения документов их уничтожают. Не спешите. Вот несколько интересных идей.
Сохраните приказы приема на работу, приказы поощрений сотрудников, документы, связанные со значимыми событиями. Зачем деловые папки? Из таких документов можно будет сформировать VIP-книги по материалам конкретного работника. И если человек долгое время проработал на предприятии, такая книга будет прекрасным дополнением к подарку. Кроме деловой документации в такой книге можно поместить поздравления, воспоминая сотрудников, фотографии и другие приятные мелочи.

К празднованию юбилея я фирмы, можно заказать дорогую VIP-книгу, где будут собраны документы отображающие создание, важные этапы развития, фотографии руководителей и лучших сотрудников. Переплет такой книги должен выглядеть серьезно и красиво. Книга будет гордостью вашего предприятия.